Hoe een wedstrijd organiseren?

U wil een wedstrijd organiseren als vereniging, club, vzw, feitelijke vereniging
of als onafhankelijk persoon, hoe gaan we tewerk?
Als deelnemer van de sport canicross/bikejöring & step/scooter is de ambitie na geruime tijd beoefenen soms groot om zelf een wedstrijd/evenement te organiseren.
Liefst doen we dit in onze nabije leefomgeving, de gemeente waar men woont of waar de club gevestigd is.
Uw doelstelling is dan ook, de plaatselijke bevolking kennis te laten maken met deze sport en de club in de kijker te zetten.
Het is dan om als verantwoordelijke organisator, belangrijk te weten waar men aan moet denken alvorens de droom waar te maken.
Enkele vragen en punten die je op weg helpen om een evenement te realiseren.

Heb je een parcour?
Om te canicrossen, bikejöring of steppen is een parcour noodzakelijk en gezien ons Belgiëland niet zo groot is,
is het niet altijd evident een geschikte plaats te vinden die het toelaat volgens de normen van de sport.
Zoals bv. de gepaste ondergrond: zachte, onverharde, graspaden, weinig of geen asfalt en beton (max 10%)
En mag men in het gebied dat je op het oog hebt het evenement door laten gaan zonder andere gebruikers of eigenaars ervan te storen of toelatingen te genieten.

Kan men meerdere disciplines laten doorgaan?
Voor canicross is het bijna nooit een probleem om een toelating te bekomen.
Voor bikejöring ligt het soms al iets gevoeliger, alles hangt af van de plaatselijke of hogere instanties die normen opleggen die het niet toelaten.
Ook voor step/scooter gelden dan dezelfde regels als bij bikejöring, meer nog, hierbij moet men de toelating verkrijgen van het ministerie, tijdig aanvragen via FBMC.

Welke infrastructuur is er ter beschikking?
De infrastructuur ter plaatse is niet overal dezelfde, bij elke wedstrijd is het anders, de ligging van het gebied waar de parcours zich bevinden, start en aankomstplaats, parkings, kan men gebruik maken van bestaande gebouwen of kan men met tenten werken.
Zijn nutsvoorzieningen aanwezig of moet men deze zelf voorzien.
Kan men de veiligheid waarborgen zowel voor de deelnemers, medewerkers, omstaanders e.a.

Wanneer kan of mag het evenement plaats vinden?
Voor canicross/bikejöring/step is een beperking aan wedstrijden gedurende het jaar, dit heeft voornamelijk te maken met de hoge warmte temperaturen.
Daardoor worden er vanaf half mei tot eind augustus geen wedstrijden georganiseerd.
Maar ook andere factoren kunnen een rol spelen waarom men tijdens bepaalde periodes dergelijk evenement niet laat doorgaan, in meeste gevallen hangt alles af van plaatselijke beslissingen door de gemeente of hogere instanties zoals Natuur & Bos, Waterwegen e.a.

Onder welke federatie organiseren?
Een wedstrijd organiseren doe je liefst niet zomaar.
Heel wat normen dient men in acht te nemen en op te volgen, dit voornamelijk in het welzijn van de hond.
Dierenwelzijn is hier zeer duidelijk over, in bijzonder wanneer men in competitieverband wedstrijden organiseert is men heel streng.
Daarom wordt het aangeraden een evenement te organiseren onder één van de bevoegde overkoepelende instanties in België zoals er zijn:
BCF-FCB Belgische Canicross Federatie          www.cani-cross.be 
VCF Vlaamse Canicross Federatie                    www.vlaamsecanicrossfederatie.org/  
FBMC Federation off Belgian Mushers Clubs  www.fbmc.be/ 
Via de website van deze federaties vind je alle info aangaande de wetgeving en vastgestelde regels.
Hou rekening met de verschillende vergoedingen, lidgelden, deelnameprijs per wedstrijd, lid/geen lid zijnde en voorwaarden die elk overkoepelende instantie voor zich heeft opgemaakt.
Daarom is er ook een verschil in gebruik van materialen die uitgeleend worden door de federaties en basisregels zoals kleurencodes parcours, benaming categorieën, starttijden e.a.
Bij elke ondersteuning door één van de federaties tijdens een wedstrijd dient men plaats te voorzien voor een secretariaat, het chronoteam en dierenarts.

Bij welke instanties dient men aanvraag in?
Ben je eigenaar van het grondgebied waarop het parcour plaats vindt en je geen rekening moet houden met derden hoeft men zich weinig of geen zorgen te maken rond toelatingen en vergunningen.
Anderzijds, ben je niet zeker wie of welke instantie moet je raadplegen, is het aan te raden om via stedenbouw, overheid van de plaatselijke gemeente alle info te bekomen tot wie de gronden behoren of toelatingen/vergunningen aan te vragen, zoals privé-eigenaars, Natuur & Bos, Waterwegen e.a.

Welke vergunningen zijn er nodig?
In vele gevallen zijn toelatingen/vergunningen nodig, zeker in deze sport daar dit een buitensport is en hoofdzakelijk in natuurgebieden plaats vindt.
In vele steden en gemeentes dient men een evenementenaanvraag in te dienen.
Het is niet altijd gebruikelijk maar op bepaalde plaatsen moet men een veiligheidsdossier indienen of aanvraag doen bij de bevoegde instantie.
Wanneer een boswachter is aangesteld kan je best deze eerst contacteren, zijn gegevens kan je meestal terugvinden via infoborden binnen het gebied of bij Natuur & Bos/ Natuur Vlaanderen.
Bevindt het gebied zich aan of naast een waterstroom/rivier is de kans groot dat je ook bij Vlaamse Waterwegen een aanvraag moet indienen. 
Soms zijn toelatingen/vergunningen nodig voor voertuigen tijdens de opbouw en afbraak van het evenement.

Waarvoor zich laten verzekeren?
Een evenement organiseren brengt risico's met zich mee op verschillende vlakken,
Gebruik van infrastructuur, gebouwen, geleend materiaal, personen die helpen, ongevallen die voortvloeien uit of door nalatigheden kan men best laten verzekeren. 
De leden rechtstreeks aangesloten bij een overkoepelende federatie zijn ten alle tijde verzekerd op en rond de wedstrijd wanneer ingeschreven.
Voor de deelnemers van daginschrijvingen en/of geen lid zijn van een federatie, kan men zich ook gratis laten verzekeren bij Sport-Vlaanderen.

Er worden helpende handen gevraagd, waar houden we rekening mee?
Bij het organiseren van een evenement kan je niet alles alleen uitvoeren en zijn er altijd helpende handen tekort.
We zijn dan aangewezen op de bereidwilligheid van personen die ons vrijwillig bijstaan, familie, vrienden, kennissen e.a.
Ook al doen zij dit volledig uit vrije wil, hou rekening dat ook hier bepaalde wettelijke regels moeten gerespecteerd worden en je er voor zorgt dat zij op alle vlakken de correcte informatie bekomen.

Hoe gaat men het evenement financieren?
Raar of zelden dat een evenement kan worden georganiseerd zonder bijkomende kosten.
Er dient een bedrag te worden betaald aan de federatie voor gebruik van de door hen uitgeleend materiaal zoals,
chrono, pijlen, infoborden, hesjes e.a. benodigdheden.
Als organisator moet je ook de podiumprijzen bekostigen die in bepaalde federaties kan oplopen tot meer dan 50 stuks.
Dit zijn nog maar enkele vaste kosten die terug moeten verdiend worden via de inschrijvingsgelden vastgesteld door de federatie.
Niet iedereen heeft als organisator het geluk sponsors te vinden die hen voorzien van financiële middelen en/of goederen in natura bezorgen.
Extra inkomsten zijn dan zeer welkom zoals bv. verkoop van drank, snacks, standen en dergelijke, rekening houdend dat ook hiervoor soms vergunningen moeten aangevraagd worden.
Het is de bedoeling na verloop van het evenement winst te hebben waarmee we de volgende wedstrijd tot een hoger niveau kunnen tillen.

Bij wie kan men terecht voor de juiste info?
Voornamelijk plaatselijke instanties:
- Gemeentehuis (Evenementen & Stedenbouw)
- Sportraad
- Politie & Brandweer (Veiligheid)

Hogere instanties indien van toepassing
- Agentschap voor Natuur & Bos
- De Vlaamse Waterweg

Vergeet niet in bijzonder voor jachtgebied, wanneer het seizoen is.

Is een log/draaiboek handig?
Het opstellen van een logboek/draaischema waar alles uitgebreid in beschreven staat, wie, wat, waar & hoe,
een "to do list" die u zal begeleiden in uw opzet en bevorderd het welslagen van dergelijk evenement.